Voice Memories Réserver ma date

Charte de confidentialité Voice Memories

1 – DÉFINITION

Lors de votre utilisation de notre Site, nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer des données à caractère personnel vous concernant.

Le terme « données à caractère personnel » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Dans le cadre du Site, il s’agit principalement des informations que vous fournissez lors d’une demande de réservation, ainsi que de certaines données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du Site.

2 – OBJET

La présente charte (ci-après la « Charte ») a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits.

Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle (ci-après : la « Loi Informatique et Libertés »), ainsi que le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après : le « RGPD »).

3 – RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la société VOICE MEMORIES SARL, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nice sous le n° 929 271 070, dont le siège social est situé Palais Théodore, 27 rue Théodore de Banville, 06100 Nice, France (dénommée ci-après : « Nous »).

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter à l’adresse info@voicememories.fr.

4 – COLLECTE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Le Site collecte les données nécessaires aux demandes de réservation, à l’exécution des prestations VOICE MEMORIES et à la gestion de la relation client.

Les traitements reposent, selon les cas, sur :

  • l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles lorsque vous effectuez une demande de réservation, demandez une disponibilité, préparez une livraison ou finalisez un paiement ;
  • l’intérêt légitime de VOICE MEMORIES pour répondre aux demandes reçues, administrer et sécuriser le Site, prévenir les abus et conserver la preuve des échanges nécessaires ;
  • les obligations légales, comptables et fiscales applicables à la facturation, à la comptabilité et à la gestion d’éventuels litiges.

Les catégories de données traitées via le Site sont les suivantes :

  • données d’identité et de contact : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone et, le cas échéant, nom de société ;
  • données d’adresse nécessaires à la réservation, à la facturation, à l’envoi ou au retour du matériel : adresse, complément d’adresse, code postal, ville et pays ;
  • données de réservation : type d’événement, date souhaitée, forfait choisi, options, modèle de téléphone, mode de mise à disposition, message libre et montants associés ;
  • données de point relais lorsque ce mode est choisi : code postal, ville, adresse éventuellement saisie pour la recherche, point relais sélectionné, identifiant, nom, adresse, transporteur ou réseau, coordonnées géographiques et pays du point relais ;
  • données techniques et de sécurité liées à la soumission d’une réservation, notamment adresse IP et user-agent enregistrés avec la demande, ainsi que jeton CSRF, champ anti-spam et vérification anti-spam traités lors de la soumission ;

Les pages de contact du Site ne comportent pas de formulaire : elles proposent une prise de contact par e-mail ou téléphone.

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives (par des astérisques visibles sur le Site).

5 – DESTINATAIRES DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Peuvent avoir accès aux données strictement nécessaires à leur mission :

  • le personnel de VOICE MEMORIES chargé de traiter les réservations, les demandes clients et le suivi administratif ;
  • les conseils et services chargés du contrôle ou du respect des obligations légales, notamment avocat et comptable ;
  • l’hébergeur du Site, Hostinger ;
  • Google Fonts, pour les seules informations techniques liées au chargement de la police de caractères du Site ;
  • OpenStreetMap, pour les seules informations techniques liées à l’affichage de la carte des points relais sur la page de réservation ;
  • les prestataires d’e-mail utilisés pour acheminer les notifications internes et les confirmations de réservation ;
  • le prestataire de paiement indiqué sur le Site, Stripe, pour la finalisation du paiement ;
  • les prestataires de livraison et de points relais, notamment Boxtal pour la recherche de points relais et les transporteurs ou réseaux sélectionnés, par exemple Chronopost lorsque ce réseau est utilisé.

Peuvent également être destinataires de vos données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances.

6 – DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Concernant les demandes de réservation et la relation client

Les données liées à une demande de réservation sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la demande, à l’exécution de la prestation, au suivi de la relation client et à la gestion des éventuels incidents, impayés ou litiges.

Les données nécessaires à la preuve d’un droit, d’un contrat, d’une livraison, d’un paiement ou au respect d’obligations comptables et fiscales peuvent être archivées pendant la durée prévue par la réglementation applicable.

Concernant les demandes reçues par e-mail ou téléphone

Les informations transmises directement par e-mail ou téléphone sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande et au suivi éventuel de la relation commerciale ou contractuelle.

Concernant les paiements

Les transactions financières sont réalisées via le prestataire de services de paiement indiqué sur le Site. Les montants de réservation, incluant forfait, options, livraison et total, sont enregistrés avec la demande afin de préparer la commande et le suivi administratif.

Le prestataire de services de paiement traite les données nécessaires à la transaction dans son environnement sécurisé. VOICE MEMORIES n’a pas accès au numéro complet de carte bancaire ni au cryptogramme visuel (CVV/CVC) et ne les stocke pas.

Les données traitées par le prestataire de services de paiement sont conservées selon ses propres obligations et règles de sécurité, notamment pour exécuter, sécuriser et prouver la transaction ou gérer une contestation.

Concernant les préférences de cookies

Le Site n’affiche pas de bandeau cookies car il ne dépose aucun traceur de mesure d’audience ou de marketing. Seul un cookie de session strictement nécessaire est utilisé pendant une réservation, un paiement ou une connexion à l’administration ; il disparaît à la fermeture du navigateur. La fréquentation du Site est mesurée sous forme de totaux anonymes, sans cookie, sans adresse IP conservée et sans identifiant.

7 – SÉCURITÉ

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Nous recourrons également à des systèmes de paiement sécurisé conformes à l’état de l’art et à la réglementation applicable.

8 – HÉBERGEMENT

Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation, sur les serveurs de la société Hostinger, situés dans l’Union européenne.

9 – TRANSFERT HORS DE L’UNION EUROPÉENNE

Le Site utilise des prestataires techniques et de service dont certains peuvent traiter des données techniques ou des données nécessaires à la prestation : hébergement Hostinger, police de caractères chargée depuis Google Fonts, fond de carte OpenStreetMap, recherche de points relais via Boxtal ou les transporteurs concernés, et paiement via Stripe.

Le Site ne permet pas, à lui seul, de déterminer la localisation effective de tous les traitements réalisés par ces prestataires. Lorsque des données personnelles sont traitées hors de l’Espace économique européen, ces transferts doivent être encadrés par les garanties prévues par le RGPD, notamment une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.

10 – ACCÈS, RECTIFICATION, LIMITATION ET EFFACEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Conformément à la réglementation européenne en matière de protection des données à caractère personnel, vous bénéficiez des droits suivants :

  • Un droit d’accès vous permettant à tout moment de savoir si vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées par nos services et lorsqu’elles le sont, d’avoir accès auxdites données personnelles et aux informations requises par la loi concernant les modalités de traitement de ces données ;
  • Un droit de rectification vous permettant de demander, dans les meilleurs délais, la correction de toute inexactitude concernant les données personnelles vous concernant ;
  • Un droit à l’effacement, vous permettant de demander dans les meilleurs délais à ce que vos données personnelles soient effacées, sous réserve que cette demande d’effacement respecte les conditions requises par la loi applicable ;
  • Un droit à la limitation du traitement de vos données personnelles, sous réserve que cette demande de limitation respecte les conditions requises par la loi applicable ;
  • Un droit à la portabilité vous permettant de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou de demander que ces données personnelles soient transmises à un autre responsable de traitement, sous réserve que cette demande de portabilité respecte les conditions requises par la loi applicable ;
  • Un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière, sous réserve que cette opposition respecte les conditions requises par la loi applicable ;
  • Le droit de retirer à tout moment un consentement spécifique lorsque le traitement concerné repose sur votre consentement ;
  • Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel à compter de votre décès.

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles, dans les cas définis à l’article 18 du RGPD :

  • Pendant la durée de vérification que nous mettons en œuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel ;
  • Lorsque le traitement de ces données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos données ;
  • Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits ;
  • Pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles.

Il est rappelé aux personnes dont les données sont collectées sur le fondement de notre intérêt légitime qu’elles peuvent à tout moment s’opposer au traitement des données les concernant. Nous pouvons toutefois être amenés à poursuivre le traitement s’il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice.

Pour exercer l’un de ces droits ou pour toute question relative au traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous écrire à info@voicememories.fr ou adresser un courrier au siège social de VOICE MEMORIES : Palais Théodore, 27 rue Théodore de Banville, 06100 Nice, France.

Nous répondons aux demandes dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal d’un mois à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie ; dans ce cas, la personne concernée en est informée dans le délai initial d’un mois.

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, nous pouvons demander les informations supplémentaires strictement nécessaires pour confirmer son identité.

11 – PORTABILITÉ DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des services, ainsi que des données générées par votre activité dans le cadre de l’utilisation des services.

Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

Ce droit peut être exercé gratuitement dans les conditions prévues par le RGPD.

Dans ce cadre, nous vous adresserons vos données à caractère personnel, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par informatique, conformément à l’état de l’art.

12 – INTRODUCTION D’UNE RÉCLAMATION DEVANT UNE AUTORITÉ DE CONTRÔLE

Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, notamment la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) pour la France, via son service de plaintes en ligne : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente charte constitue une violation des textes applicables.

13 – MODIFICATIONS

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente Charte en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte.

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